Бизнес барысында тапсырмаларды дұрыс делегирлеу жолдары

Кез келген кәсіпкер бір сәтте барлық жұмысты жеке орындау мүмкін еместігін түсінеді. Бастапқыда бәрін өз бақылауында ұстау оңай көрінеді, алайда уақыт өте бұл тәсіл өнімділікті төмендетіп, шаршауға және мотивацияның әлсіреуіне әкеледі. Осындай сәтте басты шешім – міндеттерді тиімді бөлу. Дұрыс делегирлеу уақытты үнемдеп қана қоймай, команданың әлеуетін ашып, бизнестің жалпы тиімділігін арттырады.

Делегирлеудің маңызы

Міндеттерді тапсыру – бизнестің тұрақты дамуының негізгі шарты. Егер басшы бәрін өз мойнына алса, ол стратегиялық мақсаттардан алыстап, ұсақ-түйек мәселелердің ішінде қалып қояды. Делегирлеу жауапкершіліктен бас тарту емес, керісінше – бақылауды сақтай отырып, процестерді басқалар арқылы басқару тәсілі.

Дұрыс делегирлеудің негізгі артықшылықтары:

• басшының шамадан тыс жүктемесін азайту және кәсіби күйзеліске жол бермеу;
• қызметкерлердің жаңа дағдылар мен тәжірибе жинауы арқылы кәсіби өсуі;
• міндеттердің тиімді бөлінуі нәтижесінде процестердің жылдамдауы;
• команда ішіндегі сенім мен өзара қолдаудың күшеюі.

Осылайша, жүйелі түрде ұйымдастырылған делегирлеу басшыны жеңілдетіп қана қоймай, компанияның тұрақтылығын арттырады.

Қай міндеттерді делегирлеуге болады

Міндеттерді бөлу алдында қайсысы сіздің тікелей қатысуыңызды қажет ететінін анықтау маңызды. Кейбір жұмыстарды сенімді түрде қызметкерлерге тапсыруға болады, ал стратегиялық шешімдер басшының бақылауында қалуы тиіс.

Дұрыс шешім қабылдау үшін үш өлшемге сүйену керек: маңыздылық, жеделдік және қызметкердің құзыреті. Мысалы, бизнестің бағыт-бағдарына әсер ететін шешімдерді өзіңіз қабылдаған жөн, ал қайталанатын және техникалық міндеттерді тапсыру тиімді.

Міндетті тапсыруға көмектесетін негізгі қадамдар:

1. Басымдықтарды анықтау. Компания табысына тікелей әсер ететін міндеттерді белгілеңіз. Егер нәтиже тек сіздің тәжірибеңізге тәуелді болса, мұндай істі өз қолыңызда қалдырған дұрыс.
2. Қайталанатын процестерді бөліп алу. Күнделікті орындалатын және стандартталған жұмыстар делегирлеуге ең қолайлы. Мысалы, есеп дайындау, клиенттермен байланыс немесе жиналыс ұйымдастыру.
3. Қызметкерлердің даму бағытын ескеру. Делегирлеу – үйрету құралы. Жаңа міндеттер беру арқылы олардың кәсіби өсуіне мүмкіндік жасау команданы ұзақ мерзімді перспективада күшейтеді.

Бұл тәсіл сенім мен бақылаудың тепе-теңдігін сақтап, басшыға орындаушы емес, бағыт беруші рөлін атқаруға жағдай жасайды.

Жауапкершілікті дұрыс тапсыру жолдары

Міндеттерді тиімді тапсыру үшін рөлдер мен мақсаттар нақты анықталуы қажет. Егер бұл кезеңде түсініспеушілік болса, жұмыс сапасы төмендеп, қызметкерлердің ынтасы азаяды.

Тапсырманы нәтижелі орындау үшін келесі қағидаларды есте сақтау керек:

• міндетті нақты және түсінікті түрде тұжырымдау;
• мерзім мен нәтижеге қойылатын талаптарды алдын ала белгілеу;
• орындаушыға шешім қабылдауға жеткілікті өкілеттілік беру;
• бастамашылдыққа еркіндік tanу;
• аралық бақылауды жүргізіп, ұсақ детальдарға шамадан тыс араласпау.

Мақсат айқын және нәтижеге қойылатын өлшемдер нақты болса, қызметкердің табысқа жету ықтималдығы әлдеқайда жоғары болады.

Делегирлеудегі жиі қателіктер

Кейде тәжірибелі басшылардың өзі делегирлеу барысында қателесіп жатады. Мұндай жағдай көбіне сенімнің жетіспеушілігі мен қызметкерлердің мүмкіндігін дұрыс бағаламаудан туындайды.

Ең жиі кездесетін қателіктерге мыналар жатады:

1. Сенімсіздік. Егер басшы өз командасына сенбесе, әр қадамын бақылап, жұмысына кедергі келтіреді. Бұл ұжымда кернеу тудырып, делегирлеудің мәнін жояды.
2. Түсініксіз нұсқаулар. Бұл – ең жиі кездесетін себептердің бірі. Егер тапсырма анық болмаса, нәтижеде қате немесе толық емес жұмыс пайда болады. Нақтылық – тиімді коммуникацияның өзегі.
3. Кері байланыстың болмауы. Міндет орындалғаннан кейін нәтижені талқыламау – үлкен қателік. Талдау мен пікір алмасу командадағы өзара түсіністі нығайтады және келесі рет тиімділікті арттырады.

Осы қателіктерден аулақ болу делегирлеуді бизнесті дамыту тетігіне айналдырады.

Делегирлеу – бұл тек басшыны босату тәсілі емес, ұйым мәдениетінің маңызды бөлігі. Сенімге негізделген жұмыс жүйесі команданың дербестігін арттырып, бизнеске серпін береді. Басшы стратегиялық ойлауға назар аударып, қызметкерлер жауапкершілік пен бастаманы үйренеді. Нәтижесінде компания тұрақты дамып, уақыт ең тиімді жұмсалады, ал команда кәсіби және рухани тұрғыдан күшейеді.