Шағын бизнесте тиімді басқару жүйесін қалай құруға болады

Кез келген табысты шағын бизнес тек қана бастамашының ынтасымен алға жылжымайды. Істің тұрақты әрі жүйелі дамуы үшін басқару құрылымын дұрыс қалыптастыру қажет. Ішкі үдерістердің үйлесімділігі тек күнделікті жұмыстың нәтижелілігіне ғана емес, сонымен қатар өзгерістерге бейімделу қабілетіне де тікелей әсер етеді. Дұрыс басқару ресурстарды тиімді пайдалануға, команда мүшелерінің ынтасын арттыруға және тәуекелдерді азайтуға мүмкіндік береді. Бұл мақалада шағын бизнесті басқарудың нәтижелі жүйесін құру үшін маңызды болатын негізгі элементтер қарастырылады.

Міндеттер мен жауапкершілікті нақты бөлу

Көптеген кәсіпкерлер алғашқы кезеңде барлық іспен өздері айналысуға тырысады — сату, есеп, жарнама, жеткізілім секілді жұмыстардың бәрін қатар атқарады. Бірақ бизнес кеңейген сайын бұл тәсіл тиімсіз болып қалады. Басқару жүйесін дұрыс жолға қою үшін өкілеттілікті сауатты үлестіру қажет.

• әр қызметкердің міндеттері мен бағыттарын анықтаңыз;
• негізгі бағыттар бойынша шешім қабылдайтын жауаптыларды белгілеңіз;
• күтпеген жағдайда әрекет ететін адамдардың кім екенін нақтылаңыз;
• жауапкершілік салаларын мерзімді түрде қайта қарап отырыңыз;
• міндеттерді ресми түрде бекітіп, жазбаша түрде рәсімдеңіз.

Мұндай нақты құрылым қателіктер мен түсініспеушіліктердің алдын алады, жұмысты жеделдетеді және басқаруды жеңілдетеді.

Регламенттер мен ішкі стандарттарды енгізу

Жұмыстың тиімді жүруі үшін үдерістердің алдын ала реттелуі маңызды. Регламенттер — бұл ұйым ішіндегі бірізділікті қамтамасыз ететін бағыт-бағдар.

• қайталанатын міндеттерге арналған нұсқаулықтар әзірлеңіз;
• бөлімдер арасындағы өзара іс-қимыл ережелерін белгілеңіз;
• клиентпен алғашқы байланыстан бастап мәміле аяқталғанға дейінгі жолды сипаттаңыз;
• құжаттар мен хаттар үлгілерін дайындаңыз;
• сапаны бақылауға арналған тексеру тізімдерін жасаңыз.

Осындай жазбаша ережелер компанияның тұрақты жұмысын қамтамасыз етеді және жаңа қызметкерлерді бейімдеуді жеңілдетеді.

Мақсат қою және нәтижелерді бақылау

Мақсат айқын болмайынша, бизнес қайда бағытталып бара жатқанын түсіну қиын. Басқару жүйесінің бір бөлігі ретінде стратегиялық және тактикалық мақсаттарды бөлек анықтау қажет.

1. Нақты және өлшенетін мақсаттар қойыңыз. Мысалы, «пайданы арттыру» дегеннің орнына «келесі алты айда табысты 20 пайызға көбейту» деген нақты тапсырма анық нәтиже береді.
2. Жаһандық мақсаттарды бірнеше сатыға бөліңіз. Кезең-кезеңмен жұмыс істеу командаға ауыртпалықсыз қозғалып, алдағы міндеттерге көңіл бөлуге мүмкіндік береді.
3. Нәтижелерді өлшеу үшін тиісті көрсеткіштерді қолданыңыз. Бұл сату көлемі, тұтынушы қанағаттануы, табыстылық, конверсия немесе басқа да бизнеске сай келетін метрикалар болуы мүмкін.
4. Мерзімді түрде сараптама жүргізіп отырыңыз. Қай тәсілдер тиімді болды, қайсысын өзгерту қажет екенін талдаңыз.

Осы жүйе бизнес бағытының дұрыс екеніне көз жеткізуге және түзетулер енгізуге мүмкіндік береді.

Қызметкерлерді ынталандыру және қатыстыру

Шағын кәсіпорындар әрдайым үлкен компаниялармен жалақы жағынан бәсекелесе алмайды. Бірақ олар икемділік, сенім мен қарым-қатынас арқылы мықты мотивация бере алады.

• әр қызметкердің жеке әлеуетін және қызығушылығын ескеріңіз;
• нәтижеге негізделген ынталандыру жүйесін енгізіңіз;
• шешім қабылдауға қызметкерлерді тарту мүмкіндігін қарастырыңыз;
• ашық әрі сенімді байланыс мәдениетін қалыптастырыңыз;
• оқыту мен кәсіби дамуға жағдай жасаңыз.

Команда өзін маңызды әрі бағалы сезінген сайын, жалпы табыс үшін көбірек күш жұмсайды.

Сандық құралдарды тиімді пайдалану

Қазіргі технологиялар көптеген ұсақ міндеттерді автоматтандырып, басқару үдерісін жеңілдетуге мүмкіндік береді. Дұрыс таңдалған платформалар кәсіпкерге дамуға көңіл бөлуге жағдай жасайды.

1. Міндеттерді басқару жүйелерін қолданыңыз. Trello, Asana немесе Bitrix секілді құралдар тапсырмаларды бөлу мен бақылауды оңтайландырады.
2. Құжат алмасу үшін бұлтты платформаларды қолданыңыз. Google Drive немесе Dropbox құжаттарға қашықтан жылдам қол жеткізуге мүмкіндік береді.
3. Клиенттермен жұмыс үшін CRM жүйесін енгізіңіз. Бұл тұтынушылармен өзара әрекет тарихын, мәміле сатыларын және сату тиімділігін бақылауға көмектеседі.
4. Бухгалтерлік есеп пен талдауды автоматтандырыңыз. Онлайн-сервистер қаржылық есептерді оңай жүргізуге, салықтық қателіктерден аулақ болуға жағдай жасайды.

Технологиялар бизнес иесіне уақытты үнемдеуге және адами қателіктерді азайтуға көмектеседі.

Икемділік және өзгерістерге дайын болу

Шағын бизнес үнемі өзгеріп отыратын ортада жұмыс істейді. Сыртқы факторлар — нарық, заңнама, клиенттің сұранысы — әрқашан қозғалмалы. Сондықтан икемділік — ұзақ мерзімді жетістік кепілі.

• клиенттер мен қызметкерлердің кері байланысын бақылап отырыңыз;
• жаңа жұмыс тәсілдерін сынап көруден қорықпаңыз;
• сұраныс өзгерген кезде үдерістерді бейімдеңіз;
• қиындықтарды ертерек анықтап, оларды шешуге кірісіңіз;
• үздіксіз даму мен өзгерісті компания мәдениетіне айналдырыңыз.

Икемділік — тұрақсыздықтың белгісі емес, қайта дамуға қабілеттіліктің айғағы.

Шағын бизнесті тиімді басқару — бұл дайын үлгі емес, үнемі жетілдіріліп отыратын жүйе. Ол – рөлдерді нақтылау, мақсат қою, үдерістерді реттеу және ұжымды ынталандырудың жиынтығы. Әрбір элемент бір-бірімен тығыз байланыста болады. Осындай үйлесімділік тұрақты өсімді қамтамасыз етіп, кез келген сыртқы жағдайларға бейімделуге мүмкіндік береді. Жақсы басқару жүйесі – табысты болашақтың берік іргетасы.