Компания ішіндегі ішкі коммуникацияны қалай жолға қою керек

Тіпті мықты командалардың өзі ақпарат ретсіз тараған жағдайда тиімділігін жоғалтады. Қызметкерлер бір тапсырманы бірнеше рет орындап, шешімдер баяу қабылданады, ал сенім әлсірейді. Дұрыс құрылған ішкі байланыс процестерді жеделдетіп, ортақ іске тартылуды күшейтеді. Мұнда тек құралдарды таңдау жеткіліксіз, ең бастысы – ақпарат алмасудың түсінікті қағидаларын қалыптастыру. Осындай тәсіл бизнес мақсаттарын күнделікті жұмысымен ұштастыруға мүмкіндік береді. Төменде тұрақты нәтиже беретін практикалық қадамдар қарастырылған.

Қазіргі жағдайды диагностикалау

Ең алдымен ішкі қарым-қатынастың қалай жұмыс істеп тұрғанын шынайы бағалау қажет. Әлсіз тұстар анықталмайынша енгізілген өзгерістер үстірт болады. Талдау бөлімдер арасындағы және басқару деңгейлеріндегі алшақтықты көрсетеді. Бұл кезеңде әртүрлі дереккөзден кері байланыс жинау пайдалы.

Шешімдерге көшпес бұрын негізгі белгілерді тіркеп алған жөн. Бұл басымдықтарды дұрыс таңдауға көмектеседі.

• келісу мен жауаптардың кешігуі;
• әртүрлі басшылардан келетін қарама-қайшы нұсқаулар;
• тапсырмалардың мәртебесі туралы айқындықтың болмауы;
• хабарламаларға толы арналардың шамадан тыс жүктелуі;
• жиналыстарда мәселелердің ашық айтылмауы.

Мұндай көрініс ақпараттың қай жерде жоғалатынын көрсетеді. Себептерді түсіну келесі қадамдарды жеңілдетеді.

Бірыңғай ережелер мен арналар

Диагностикадан кейін қандай мәселе қай жерде талқыланатынын нақтылау маңызды. Бірізділік артық шуды азайтып, ресурсты үнемдейді. Қызметкерлер үшін тұрақты ережелер бағыт-бағдар береді. Бұл әсіресе қашықтан жұмыс істейтін командаларда маңызды.

Төмендегі қадамдар рет орнатуға көмектеседі.

1. Тапсырмалар, талқылаулар және хабарландырулар үшін негізгі арналарды белгілеңіз. Бұл қайталануды жояды.
2. Жауап беру уақыты мен форматтарын бекітіңіз. Күтілімдер ашық болады.
3. Платформалар санын шектеңіз. Шоғырлану қарым-қатынастың сапасын арттырады.
4. Келісімдерді құжаттаңыз. Жазбаша қорытындылар даудың алдын алады.

Айқын құрылым артық қысымды азайтады. Команда нәтижеге жылдам жетеді.

Басшылар мен бейресми көшбасшылардың рөлі

Коммуникацияның тонын басшылық белгілейді, сондықтан жетекшілердің қатысуы шешуші мәнге ие. Олардың іс-әрекеті рұқсат етілген нормаларды көрсетеді. Егер менеджерлер ашық әрі дәйекті болса, қызметкерлер де идеяларымен еркін бөліседі. Керісінше жағдайда кедергілер пайда болады.

Әсерді күшейту үшін бірнеше тәжірибені бекіту пайдалы.

• мақсаттар бойынша қысқа әрі тұрақты жаңартулар;
• сұрақ-жауап форматындағы ашық сессиялар;
• үлесті көпшілік алдында мойындау;
• айыптаусыз конструктивті кері байланыс;
• ережелерді сақтауда жеке үлгі көрсету.

Мұндай әрекеттер сенім қалыптастырады. Нәтижесінде ақпарат еркін айналымға түседі.

Құралдар мен өзара әрекет форматтары

Технологиялар тек дұрыс қолданылғанда ғана байланысты күшейтеді. Таңдау міндеттер мен корпоративтік мәдениетке сай болуы керек. Кездесу форматтары да диалогтың сапасына әсер етеді. Синхронды және асинхронды тәсілдердің үйлесімі шаршауды азайтады.

Күнделікті жұмысқа арналған келесі шешімдерді қарастыруға болады.

1. Міндеттерді бақылауға арналған асинхронды тақталар. Олар артық жиналыссыз прогресті көрсетеді.
2. Белгіленген уақытта өтетін қысқа стендаптар. Бұл жұмыс ырғағын сақтайды.
3. Ортақ білім базалары. Ақпаратқа қолжетімділік сұрақтарды азайтады.
4. Жобадан кейінгі ретроспективалар. Талқылау келесі процестерді жақсартады.

Осындай жүйе ақпарат алмасуды болжамды етеді. Команда аз алаңдап, тезірек үйренеді.

Кері байланыс пен үздіксіз жетілдіру мәдениеті

Ішкі байланыс тұрақты болуы үшін ашық пікір айтуға кеңістік қажет. Кері байланыс жүйелі әрі қауіпсіз болуы тиіс. Бұл дағдарысқа дейін мәселелерді анықтауға мүмкіндік береді. Үздіксіз жетілдіру нәтижені бекітеді.

Мәдениетті дамыту үшін бірнеше әдетті енгізу тиімді.

• негізгі тақырыптар бойынша анонимді сауалнамалар;
• тұрақты one-on-one кездесулер;
• қателіктерді жазалаусыз талқылау;
• ұсыныстар мен шешімдерді тіркеу;
• өзгерістерді қадағалау.

Мұндай цикл дамуды қолдайды. Қызметкерлер өз дауысының ескерілетінін көреді.

Ішкі коммуникация өздігінен қалыптаспайды және жүйелі тәсілді талап етеді. Диагностика бағытты анықтаса, ережелер мен құралдар тәртіп орнатады. Көшбасшылық пен сенім мәдениеті әсерді күшейтеді. Тұрақты кері байланыс өзгерістердің орнығуын қамтамасыз етеді. Нәтижесінде компания үйлесімді команда мен жылдам шешімдерге қол жеткізеді.